Todo profissional já deve ter participado de uma reunião que podia ser um e-mail, ou levar mais tempo e dar mais voltas do que o necessário. Fazer uma reunião de sucesso não é um mistério, mas é preciso ficar atento e manter o direcionamento para não acabar falando de diversos pontos, mas sem ter nenhum deles revolvido quando levantar da mesa.
Para te ajudar a não cair nas armadilhas de reuniões prolongadas, nós separamos cinco dicas para te ajudar:
1 A reunião realmente precisa acontecer?
Se a resposta for sim, é sempre bom informar todos os participantes o assunto antes da reunião, não deixei para falar apenas na hora, dê tempo e a chance das pessoas se prepararem, isso tornará a comunicação mais direta. Tente evitar reuniões de última hora, elas normalmente são bagunçadas, se precisar falar de algo, peço um momento da atenção e conte as pessoas sem precisar tirá-las de seus postos de trabalho.
2 Objetividade e clareza
Seja claro claro nas informações passadas e peça aos participantes para serem claros nas indicações, nas informações, pois a hora da reunião não é hora de ficar tendo ideia e sim de arregaçar as mangas e criar o plano, buscar soluções e sugestões para as questões abertas.
3 Evite sermões prolongados
Nada mata mais rápido uma reunião do que um sermão prolongado. Ironia e Sarcasmos também devem ser deixados do lado de fora da sala, lembre-se que feedback devem ser dados de maneira individual e quando você estiver no controle de suas emoções, não no calor do momento onde a coisa errada pode ser dita.
4 Faça reuniões pela manhã.
Durante a manhã as pessoas costumam estar com a cabeça mais fresca, portanto mais aptas a terem ideias e sugestões. Com o passar do dia as pessoas ficam casadas e tendem a se trancar mais. Também tenha ideia antes mesmo de entrar na sala quanto tempo deseja usar para a reunião e não o extrapole, isso criará disciplina e
5 Pós Reunião
Quando terminar a reunião, faça uma documento com todos os pontos mais importantes e as ações decididas para todos permanecerem cientes das próximas ações a serem tomadas.
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